前回のコラムで電子帳簿保存法（以下「電帳法」）の一部改正にあたり、重要な留意点として「令和４年１月１日以降、電子取引により授受した請求書、領収書などの書類については書面による保存が廃止」されること、そして当該電子取引の定義についてお話させて頂きました。これに伴い事業者は以下の措置を講じなければならなくなりました。

（真実性の要件）

以下のいずれかを行うこと

①タイムスタンプが付与された後、取引情報の授受を行う

②取引情報の授受後、速やかに（又はその業務の処理に掛かる通常の機関を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに、保存を行う者又は監督者に関する情報を確認出来るようにしておく

③記録事項の定性・削除を行った場合に、これらの事実及び内容を確認出来るシステム又は記録事項の定性・削除を行うことができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う

④正当な理由がない定性・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規程に沿った運用を行う

（可視性の要件）

⑤保存場所に、電子計算機（パソコン等）、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておくこと

⑥電子計算機処理システムの概要書を備え付けること

⑦検索機能を確保すること

パッと見るだけで何だか面倒だなと思われる方もいらっしゃるかと思いますが、上記が出来ていないと「重加算税が10％加重される」「青色申告の承認の取消対象になる」などの重い罰則があります。

とはいっても来年1月1日までに上記を整備し、運用できるようにするためには正直時間がありません。では中小事業者が最低限やっておくべき対策は何なのか？真実性の要件では④が手っ取り早いかと考えます。こちらについては国税庁のホームページにひな形がありますので、ご自身の事業の実態に合わせてまずは作成してみて下さい。

また検索機能の確保ですが、請求書データ（PDF）のファイル名に、規則性をもって内容を表示（例：20221031　㈱A商店　11,000円）し、「取引の相手先」や「各月」などのフォルダに保存するか、索引簿をエクセルなどで作成し請求書のデータを検索できるようにすれば良いようです。こちらも索引簿のサンプルが国税庁のホームページにあります。

電帳法について、上記導入のサポートをご希望の方は是非ご相談下さい！